APLICATIA LOTUS NOTES - TEME PRELIMINARII REFERAT SCOALA

Ultimii ani au dus la schimbări importante în lumea afacerilor, lume care în prezent este caracterizată printr-o globalizare a pieţelor, evoluţii rapide tehnologice şi o dinamică nemaicunoscută a cererilor, constrângerilor şi a mediului de afaceri. În aceste noi condiţii, clienţii aşteaptă ca toate produsele să fie mai fiabile, mai ieftine şi de o mai bună calitate. În acelaşi timp, orice ofertant de produse sau servicii trebuie să aibă în cât mai scurt timp informaţii complete despre: clienţi, furnizori, concurenţă, evoluţiile tehnologice, evoluţia pieţii, propria structură şi propria funcţionare. Apariţia INTERNET-ului, a INTRANET-ului şi trecerea de la lucrul în reţele de tipul client-server la prelucrarea datelor în reţea ("network computing") au dus la o circulaţie a informaţiei greu de imaginat cu puţintimp în urmă. După apariţia INTERNET-ului, multe companii şi-au plasat aici informaţiile de publicitate pe WEB, realizînd totodată transmisii de date. Informaţiile au devenit, datorită creşterii vitezei de transmitere, a capacităţii de stocare şi perfecţionării sistemelor de gestiune, una din valorile de patrimoniu importante, fiind necesare (chiar indispensabile) în diverse momente ale activităţii: optimizarea deciziilor, optimizarea proceselor, simplificarea operaţiilor, colaborări, informarea clienţilor, marketing, comerţ electronic şi informatic. Conform unor statistici ale firmelor de specialitate americane, în fiecare moment (0–30)% din volumul documentelor necesare nu este disponibil cu oportunitate (sunt greu de găsit la un moment dat, au dispărut, s-au degradat, sunt în alte arhive, sunt la poştă, etc.). Conform acelorasi statistici, costurile generate de un document pierdut se ridică la 30 minute lucru şi 25 $ pentru fiecare pagină (în acest pret intră doar costurile reale legate de timpul pierdut, de telefoane date, de faxuri etc., fără a se estima în aceste cifre si costurile indirecte generate de oprirea sau întârzierea unor activităti ale întreprinderii). În acelasi timp, s-a calculat că activitătile legate de găsirea, completarea sau transmiterea documentelor ocupă: 1–15% din timpul managerilor, 5–15% din timpul specialiştilor şi 10–20% din timpul secretarelor. Aceste cifre reprezintă cifre medii, existând domenii în care activitătile legate de documentare si transmiterea documentaţiilor pot ocupa chiar si 80% din timpul unei persoane.